Zasady przetwarzania danych
Zasady przetwarzania danych związane z realizacją zadań statutowych w formie samorządowej jednostki budżetowej.
Centrum Obsługi Przedsiębiorcy (COP) funkcjonując jako samorządowa jednostka budżetowa, jest administratorem danych osobowych, czyli podmiotem, który decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych m.in. zarówno osób wnioskujących o dostęp do informacji publicznej, składających skargi, wnioski czy petycje.
Gromadzenie i przetwarzanie danych osobowych wynika z przepisów prawa i jest związane z obowiązkiem:
- prowadzenia celowej, oszczędnej i jawnej gospodarki środkami publicznymi, w tym ksiąg rachunkowych,
- zawierania umów na zasadach określonych w przepisach o zamówieniach publicznych,
- zatrudniania pracowników w otwartych naborach,
- udzielania informacji publicznej na wniosek,
- rozpatrywania kierowanych do jednostki skarg, wniosków i petycji.
Pozyskiwanie danych i cele ich przetwarzania
Rozpatrywanie skarg i wniosków
Rola podmiotu/ szczegółowe cele:
Administratorem danych jest COP.
Dane przetwarzane są w celu:
- zarejestrowania skargi/wniosku,
- udzielenia odpowiedzi na skargę/wniosek,
- przekazania skargi/wniosku zgodnie z właściwościami,
- składania sprawozdań z realizacji skarg/wniosków.
Kategorie osób:
Osoby składające skargę/wniosek, podmiot trzecie w interesie, którego została ona złożona.
Podstawa prawna przetwarzania:
art. 6 ust. 1 lit c RODO w związku z obowiązkami wynikającymi z ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego oraz rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków.
Obowiązek/ dobrowolność podania danych:
Podanie danych w zakresie przewidzianym przepisami prawa jest obowiązkowe. Jeżeli w skardze lub wniosku nie wskazano adresu wnoszącego i nie ma możliwości jego ustalenia na podstawie posiadanych danych, pozostawia się je bez rozpatrzenia (§ 65 KPA).
Okres przechowywania:
W przypadku skarg/ wniosków rozpatrywanych w jednostce dane będą przechowywane przez okres 25 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w przypadku przekazywanych zgodnie z właściwością okres ten jest skrócony do 2 lata.
Udostępnianie informacji publicznej na wniosek
Rola podmiotu/ szczegółowe cele:
Administratorem danych jest COP.
Dane przetwarzane są w celu:
- zarejestrowania wniosku,
- udzielenia odpowiedzi na wniosek,
- sporządzenia decyzji na odmowę udzielania informacji publicznej lub o umorzeniu postępowania ww. sprawie.
Kategorie osób:
- Wnioskujący o dostęp do informacji publicznej nieudostępnionej w Biuletynie Informacji Publicznej.
Podstawa prawna przetwarzania:
art. 6 ust. 1 lit c RODO w związku z obowiązkami wynikającymi z ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej oraz ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (KPA).
Obowiązek/ dobrowolność podania danych:
Podanie danych osobowych w przypadku realizacji dostępu do informacji w trybie wnioskowym jest wymogiem prawnym, brak danych uniemożliwia prawidłową realizację wniosku.
Niepodanie danych w zakresie przewidzianym w art. 104 KPA uniemożliwia wydanie decyzji administracyjnej o odmowie udzielenia informacji publicznej.
Okres przechowywania:
Dane będą przechowywane przez okres 10 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym wpłynął wniosek.
Udostępnianie informacji sektora publicznego w celu ich ponownego wykorzystania
Rola podmiotu/ szczegółowe cele:
Administratorem danych jest COP.
Dane przetwarzane są w celu:
- zarejestrowania wniosku,
- udostępnia lub przekazania informacje sektora publicznego, jako otwarte dane, w celu ponownego wykorzystywania, bądź odmowy wyrażenia zgody na ponowne wykorzystanie,
- zawierania i wypowiadania umów o udzielenie wyłącznego prawa do korzystania z informacji,
- nakładanie opłat za ponowne wykorzystywanie, jeżeli przygotowanie lub przekazanie informacji w sposób lub w formie wskazanych we wniosku o ponowne wykorzystywanie wymaga poniesienia dodatkowych kosztów.
Kategorie osób:
Wnioskujący o udostępnienie informacji sektora publicznego w celu ponownego ich wykorzystania a nieudostępnionych w Biuletynie Informacji Publicznej lub portalu danych.
Podstawa prawna przetwarzania:
art. 6 ust. 1 lit c RODO w związku z obowiązkami wynikającymi z ustawy z dnia 11 sierpnia 2021 r. o otwartych danych i ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego.
Obowiązek/ dobrowolność podania danych:
Podanie danych osobowych w przypadku realizacji dostępu do informacji w trybie wnioskowym jest wymogiem prawnym.
W przypadku ich braku wzywa się wnioskodawcę do usunięcia braków formalnych, wraz z pouczeniem, że ich nieusunięcie w terminie 7 dni od dnia otrzymania wezwania spowoduje pozostawienie wniosku bez rozpoznania (art. 39 ust. 5 ustawy otwartych danych i ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego).
Okres przechowywania:
Dane będą przechowywane przez okres 10 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym wpłynął wniosek.
Rozpatrywanie skarg na brak dostępności i wniosków o jej zapewnienie
Rola podmiotu/ szczegółowe cele:
Administratorem danych jest COP.
Dane przetwarzane są w celu:
- zarejestrowania skargi/wniosku,
- udzielenia odpowiedzi na skargę/wniosek.
Kategorie osób:
- wnoszący skargę na brak zapewnienia dostępności
- osoby wnioskujące o zapewnienie dostępności.
Podstawa prawna przetwarzania:
art. 6 ust. 1 lit c RODO w związku z obowiązkami wynikającymi z ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami
Obowiązek/ dobrowolność podania danych:
Podanie danych osobowych w zakresie określonym art. 29-30 ustawy o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami jest obowiązkowe, jeżeli w skardze lub wniosku nie wskazano ww. danych nie ma możliwości udzielenia odpowiedzi.
Okres przechowywania:
Dane będą przechowywane przez okres 10 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym wpłynął wniosek.
Rozpatrywanie zgłaszanych naruszeń prawa
Rola podmiotu/ szczegółowe cele:
Administratorem danych jest COP.
Dane przetwarzane są w celu:
- zarejestrowania zgłoszenia,
- przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego,
- informowania osoby dokonującej zgłoszenia o przyjęciu zgłoszenia i przekazania informacji zwrotnej.
Kategorie osób:
osoba zgłaszająca
Podstawa prawna przetwarzania:
art. 6 ust. 1 lit c RODO w związku z obowiązkami wynikającymi z Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii,
art. 6 ust. 1 lit a RODO ujawnienie danych osobowych pozwalających na ustalenie tożsamości osoby tylko za jej wyraźną zgodą.
Obowiązek/ dobrowolność podania danych:
Podanie danych w zakresie umożliwiającym rejestrację zgłoszenia jest obowiązkowe.
Brak danych kontaktowych uniemożliwia powiadomienie o wpłynięciu jego zgłoszenia i o ustaleniach.
Okres przechowywania:
Dane będą przechowywane przez okres 3 lata od zakończenia roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowania zainicjowanego tymi działaniami. Dane nie podlegają archiwizacji.
Rozpatrywanie petycji
Rola podmiotu/ szczegółowe cele:
Administratorem danych jest COP.
Dane przetwarzane są w celu:
- zarejestrowania petycji,
- udzielenia odpowiedzi na petycję,
- upublicznienia jej treści na stronie internetowej oraz odpowiedzi na nią,
- przekazania petycji zgodnie z właściwościami.
Kategorie osób:
Osoby składające petycję, podmiot trzecie w interesie, którego została ona złożona
Podstawa prawna przetwarzania:
art. 6 ust. 1 lit c RODO w związku z obowiązkami wynikającymi z ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach,
art. 6 ust. 1 lit a RODO w związku z art. 8 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach – zgoda wnoszącego petycję lub podmiotu w interesie, którego działa wnoszący na ujawnienie danych na stronie internetowej.
Obowiązek/ dobrowolność podania danych:
Podanie danych w zakresie przewidzianym przepisami prawa jest obowiązkowe (warunkuje udzielenia odpowiedzi na petycję), ich niepodanie oznacza pozostawienie jej bez rozpatrzenia (art. 7 ustawy o petycjach).
Okres przechowywania:
Dane będą przechowywane przez okres 25 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym wpłynęła petycja.
Dane ze strony internetowej usuwa się niezwłocznie w przypadku cofnięcia udzielonej zgody przed upływem ww. terminu.
Udostępnianie informacji z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
Rola podmiotu/ szczegółowe cele:
Administratorem danych jest COP.
Dane przetwarzane są w celu:
- realizacji wniosku o dostęp do dokumentacji dot. udzielenia zamówień publicznych.
Kategorie osób:
Wnioskujący o udostępnienie informacji z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
Podstawa prawna przetwarzania:
art. 6 ust. 1 lit c RODO w związku z art. 18 i art. 74 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych.
Obowiązek/ dobrowolność podania danych:
Podania danych osobowych jest dobrowolne, niemniej ich niepodanie może uniemożliwiać realizację wniosku w formie wybranej przez wnioskodawcę.
Okres przechowywania:
Dane będą przechowywane w dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, którego wniosek dotyczył, przez okres 5 lat od dnia zakończenia umowy, w przypadku zadań finansowanych z programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Łódzkiego na lata 2021-2027 do czasu jego rozliczenia z uwzględnieniem obowiązku archiwizacji dokumentów, zgodnie z przepisami kancelaryjno-archiwalnymi uzgodnionymi z właściwym terytorialnie Archiwum Państwowym na podstawie ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Uwaga
Informacje w zakresie realizacji umowy z Wykonawcą są udzielane w trybie dostępu do informacji publicznej.
Kategorie odbiorców danych
W związku z prowadzoną działalnością COP może przekazywać dane osobowe następującym podmiotom:
- podmiotom wspierającym COP w prowadzonej działalności (np. dostawcom zewnętrznych systemów teleinformatycznych wspierającym działalność COP, firmom szkoleniowym, firmom świadczącym usługi kurierskie i pocztowe), przy czym takie podmioty będą przetwarzać dane na podstawie umowy z COP i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami,
- organom administracji państwowej na podstawie obowiązujących przepisów prawa, m.in. Urzędowi Marszałkowskiemu Województwa Łódzkiego,
- dane mogą być udostępniane i przekazywane podmiotom trzecim, w ramach prowadzonych w COP czynności kontrolnych i audytorskich, na podstawie obowiązujących przepisów prawa lub podpisanych umów,
- użytkownikom stron internetowych, na których upubliczniane są dane dot. petycji,
- osobom wnioskującym o dostęp do informacji publicznej.
Przysługujące prawa
Każdej osobie, której dane są przetwarzane przez COP przysługuje prawo do:
- dostępu do danych oraz ich sprostowania, a na czas jego realizacji żądania ograniczenia ich przetwarzania;
- wycofania zgody na przetwarzanie danych w postaci ujawnienia na stronie danych osobowych wnoszącego petycję (czynności wykonane przed jej wycofaniem pozostają zgodne z prawem);
- wniesienia skargi na działania COP do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, którego siedziba mieści się przy ul. Stawki 2, 00 – 193 Warszawa, w przypadku niezgodne z prawem przetwarzania danych,
- bycia poinformowanym, jeżeli w toku działania COP dojedzie do incydentu, który może powodować wysokie naruszenie praw i wolności osób, których dane dotyczą, o zdarzeniu oraz m.in. o podjętych środkach w celu zaradzenia naruszeniu ochrony danych.
Prawo do usunięcia danych nie przysługuje z uwagi na obowiązek archiwizacji dokumentów wynikający z ustawy z dnia 14 lipca 1983 r.
o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach a prawo do wniesienia sprzeciwu oraz prawo do przenoszenia danych z uwagi wyłącznie jego stosowania na podstawie RODO przy przesłankach przetwarzania wykorzystywanych w COP.
Szczegółowa informacje na temat sposobu realizacji praw osób, których dane dotyczą poniżej.
Przekazywanie danych do państw trzecich
Dane nie będą przekazywane poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
Przetwarzanie danych osobowych w sposób zautomatyzowany
Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania) w ten sposób, że w wyniku takiego zautomatyzowanego przetwarzania mogłyby zapadać jakiekolwiek decyzje, które byłyby powodem innych skutków prawnych lub w inny sposób miałoby to istotnie wpływać na prawa i interesy podmiotów danych.
Postanowienia końcowe
COP informuje, że wdrożone przez niego środki techniczne i organizacyjne zapewniają wystarczające gwarancje przetwarzania danych, zgodnie z wymaganiami określonymi w RODO oraz należycie chroni dane osobowe w tym zakresie.
COP jako Administrator Danych może zmieniać i uzupełniać postanowienia dokumentu stosownie do potrzeb wynikających ze zmiany warunków przetwarzania danych osobowych (np. wynikających ze zmiany obowiązujących przepisów prawa).
Osoby, których dane dotyczą, mogą kontaktować się z inspektorem ochrony danych we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących im na mocy RODO.
Informacje na temat sposobu realizacji praw osób, których dane dotyczą.
Przysługujące prawa:
Każdej osobie, której dane są przetwarzane przysługuje prawo do:
-
- dostępu do danych oraz ich sprostowania, a na czas jego realizacji żądania ograniczenia ich przetwarzania;
- sprzeciwu w przypadku przetwarzania danych w związku z realizacją zadań publicznych z zachowaniem dobrowolności skorzystania z oferty np. prowadzenia niektórych działań informacyjnych i promocyjnych;
- wycofania zgody na przetwarzanie danych na warunkach wskazanych w formularzu zgody (czynności wykonane przed jej wycofaniem pozostają zgodne z prawem);
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, którego siedziba mieści się przy ul. Stawki 2, 00 – 193 Warszawa, w przypadku kiedy uzna ona, że przetwarzanie jej danych osobowych jest niezgodne z przepisami prawa o ochronie danych osobowych,
- bycia poinformowanym, jeżeli w toku działania COP dojedzie do incydentu, który może powodować wysokie naruszenie praw i wolności osób, których dane dotyczą, o zdarzeniu oraz m.in. o podjętych środkach w celu zaradzenia naruszeniu ochrony danych.
Prawa wyłączone ze stosowania i przyczyny zastosowanych wyłączenia:
Z uwagi na specyfikę jednostki osobie, której dane są przetwarzane przez COP nie przysługują:
-
- prawo do usunięcia danych – z uwagi na obowiązek archiwizacji dokumentów wynikający z ustawy z dnia 14 lipca 1983 r.
o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, - prawo do przenoszenia danych – z uwagi na niewykorzystywaniu przesłankach przetwarzania przy, których prawo to ma zastosowanie.
- prawo do usunięcia danych – z uwagi na obowiązek archiwizacji dokumentów wynikający z ustawy z dnia 14 lipca 1983 r.
Sposób składania wniosków
Wnioski w zakresie realizacji praw osób, których dane dotyczą mogą zostać złożone:
-
- osobiście w siedzibie COP w Łodzi przy ul. Moniuszki 7/9 po okazaniu dokumentu poświadczającego tożsamość;
- drogą elektroniczną, za pośrednictwem platformy ePUAP z wykorzystaniem elektronicznego podpisu.
Jakie informacje powinno zawierać zgłoszenie?
Aby móc przyjąć zgłoszenie i je przeanalizować, a także przygotować na nie odpowiedź należy przekazać, co najmniej:
-
- dane identyfikacyjne, które pozwolą zidentyfikować, w jakich procesach dane osobowe w COP były przetwarzane (imię i nazwisko, numer PESEL – jeżeli był w naszej dyspozycji, adres zamieszkania, numer telefonu, mail),
- jakiego prawa i w jakim zakresie wniosek dotyczy,
- jaki jest preferowany kanał przekazania informacji zwrotnej.
W tym celu można również skorzystać z udostępniony formularz.
Prawo do sprzeciwu w przypadku realizowania działań informacyjno-promocyjnych dla osób zainteresowanych rozwojem przedsiębiorczości zapisanych na newsletter lub do których wysyłka informacji jest realizowana z uwagi na wskazanie ich we wniosku o dofinasowanie, jako osoby do kontaktu można zrealizować poprzez link służący wypisania się z subskrypcji lub udostępniony na stronie formularz.
Aby zrealizować prawo do wycofania zgody w przypadku utrwalenia i rozpowszechniania wizerunku w materiałach promocyjnych należy wysyłać informację na adres promocja@cop.lodzkie.pl.
Czas rozpatrzenia
COP udziela odpowiedzi na każde zgłoszone żądanie realizacji ww. prawa bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 1 miesiąca. Odpowiedzi udziela się w tej samej formie, w której żądanie zostało zgłoszone, chyba że osoba, której dane dotyczą, zażąda udzielenia odpowiedzi w innej formie.
W wyjątkowych sytuacjach, tj. z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań w danym okresie, termin realizacji może się przedłużyć o kolejne 2 miesiące, o czym wnoszący zostanie poinformowany nie później niż w terminie 1 miesiąca od dnia otrzymania żądania, z podaniem przyczyny przedłużenia.
W przypadku gdy nie ma podstaw do realizacji żądania osoby, której dane dotyczą, Administrator Danych informuje o tym osobę, której dane dotyczą, wskazując powody niepodejmowania działań oraz informując o możliwości wniesienia skargi do organu nadzorczego oraz skorzystania ze środków ochrony prawnej przed sądem.
Administrator Danych informuje o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych osobowych każdego odbiorcę, któremu ujawniono dane osobowe, chyba że byłoby to niemożliwe lub wymagające niewspółmiernie dużego wysiłku. Poprzez niewspółmierny wysiłek rozumie się sytuację, kiedy wysiłek włożony w przekazanie informacji jest nieproporcjonalny i w danym przypadku nieuzasadniony względem celu, dla którego wysiłek ten miałby być podjęty, m.in:
-
- brak kontaktu mailowego;
- nieznajomość tożsamości odbiorców w chwili dokonania sprostowania lub usunięcia;
- poinformowanie o zmianie odbiorców, którym udostępniono dane osobowe wcześniej, niż rok od chwili dokonania sprostowania lub usunięcia danych.
Informacje dodatkowe
Każda osoba realizująca prawo do informacji musi podać dane osobowe pozwalające ustalić jej tożsamość i porównać z danymi osobowymi zgromadzonymi w COP. Podane dane będą przetwarzane w celu realizacji złożonego wniosku, nie będą nikomu udostępniane. Wnioski będą przechowywane przez okres 10 lat.